Fatura ve defterlerin elektronik ortama taşınmasıyla birlikte “e-Fatura”, “e-Arşiv” ve “e-Defter” kavramları günlük iş hayatının parçası oldu. Bu uygulamalar birbirine benzese de farklı amaçlara hizmet eder. Bu yazıda temel farkları ve geçiş sürecinde dikkat edilecek noktaları özetliyoruz.
e-Fatura
e-Fatura, iki e-Fatura kullanıcısı arasında düzenlenen ve Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi üzerinden elektronik olarak iletilen faturadır. Alıcı da e-Fatura sistemine kayıtlıysa fatura kâğıt olarak değil, sistem üzerinden gönderilir. Alıcının sisteme kayıtlı olup olmadığı GİB’in kayıtlı kullanıcı listesinden kontrol edilir.
e-Arşiv fatura
e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve işletmelere düzenlenen elektronik faturadır. Nihai tüketiciye yapılan satışlarda ve alıcının e-Fatura kullanıcısı olmadığı durumlarda kullanılır. Fatura alıcıya e-posta ile ya da talep halinde kâğıt çıktı olarak iletilebilir.
e-Defter
e-Defter, yevmiye defteri ve defteri kebir gibi yasal defterlerin elektronik ortamda tutulması, saklanması ve beratlarının GİB’e yüklenmesidir. e-Defter kullananlar için defterlerin kâğıt ortamda tasdik ettirilmesine gerek kalmaz.
Kimler zorunlu?
Zorunluluk; brüt satış hasılatı, faaliyet konusu ve bazı sektörlere özgü düzenlemelere göre belirlenir. Hasılat sınırları ve kapsam zaman içinde değişebildiğinden işletmenizin durumunu güncel düzenlemelere göre değerlendirmeniz gerekir. Güncel kapsam GİB e-Belge portalında yayımlanır. Zorunlu olmayan mükellefler de isteğe bağlı olarak bu uygulamalara geçebilir.
Geçiş için gerekenler
- Tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler için nitelikli elektronik sertifika (e-imza)
- GİB portalı veya özel entegratör yazılımı üzerinden başvuru
- Fatura numaralandırma, şablon ve arşivleme ayarlarının yapılması
- Muhasebe programının e-Belge sistemleriyle uyumlu hale getirilmesi
Sık yapılan hatalar
- e-Fatura kullanıcısına e-Arşiv fatura düzenlemek ya da bunun tersini yapmak
- Zorunluluk başladığı halde kâğıt fatura düzenlemeye devam etmek
- e-Defter beratlarını süresinde yüklememek
- Elektronik belgelerin yedeklenmesini ve saklanmasını ihmal etmek
Bilgilendirme: Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır ve mevzuat değişikliklerine bağlı olarak güncelliğini yitirebilir. Somut durumunuza ilişkin karar vermeden önce güncel mevzuatı ve ilgili kurumların duyurularını kontrol ediniz; gerektiğinde bir meslek mensubundan bireysel görüş alınız.
